Introduction

La digitalisation des procédures douanières suisses franchit une étape majeure avec le déploiement progressif de Passar, la nouvelle plateforme de l’Administration fédérale des douanes.

Pour les PME suisses actives à l’export, ce changement ne se limite pas à un nouvel outil informatique. Il implique une évolution profonde des pratiques, une meilleure maîtrise des données transmises et une responsabilité accrue de l’entreprise en matière de conformité réglementaire.

Beaucoup de PME continuent aujourd’hui à exporter en s’appuyant presque exclusivement sur leur transitaire, sans toujours disposer d’une vision claire des obligations douanières qui leur incombent. Avec Passar, cette approche devient risquée.

👉 Cet article a pour objectif de t’expliquer ce qui change concrètement, les erreurs à éviter, et surtout comment te préparer simplement et efficacement, grâce à une checklist pensée pour les PME.

1. Passar : un changement de logique, pas seulement d’outil

Passar remplace progressivement e-dec Export. Mais contrairement à ce que l’on pourrait penser, il ne s’agit pas d’une simple mise à jour technique.

Passar repose sur :

• des données plus structurées,
• une traçabilité renforcée,
• une automatisation accrue des contrôles.

Concrètement, cela signifie que :

• les incohérences sont plus visibles,
• les erreurs sont plus facilement détectables,
• et la responsabilité de l’entreprise exportatrice est clairement engagée.

👉 En résumé : la douane attend désormais des entreprises qu’elles maîtrisent leurs données export, et non plus qu’elles délèguent sans contrôle.

2. Pourquoi 2025 est une année clé pour les exportateurs suisses

La transition vers Passar se fait par étapes, mais les opérations export sont directement concernées.

Pour les PME, cela implique de :

• revoir les processus internes liés à l’export,
• clarifier les rôles et responsabilités,
• sécuriser la qualité des données transmises.

Attendre le dernier moment peut entraîner :

• des blocages en douane,
• des retards de livraison,
• des litiges avec les clients étrangers,
• voire des sanctions lors de contrôles a posteriori.

👉 Anticiper, c’est éviter de subir.

3. Les erreurs les plus fréquentes observées chez les PME

Dans la pratique, certaines erreurs reviennent très souvent :

1. Classement tarifaire incorrect (HS Code)
2. Valeur en douane mal calculée (frais oubliés, incoterms mal compris)
3. Origine préférentielle déclarée sans preuves suffisantes
4. Factures export incomplètes ou incohérentes
5. Absence de procédures internes documentées
6. Dépendance totale au transitaire sans contrôle interne
7. Aucune organisation en cas de contrôle douanier

Avec Passar, ces erreurs deviennent plus visibles, plus traçables et juridiquement opposables.

4. Checklist conformité export – spéciale PME suisses

Organisation interne

• Désigner un responsable export / douane (même à temps partiel)
• Définir clairement : qui valide les HS codes qui valide l’origine qui valide la facture finale
• qui valide les HS codes
• qui valide l’origine
• qui valide la facture finale

Données & outils

• Vérifier la cohérence entre : facturation ERP logiciel douanier
• facturation
• ERP
• logiciel douanier
• Mettre à jour les modèles de factures export

Documents essentiels

• Facture commerciale export complète
• Liste de colisage
• Déclaration d’origine (sur facture ou EUR.1)
• Incoterms clairement définis

Origine préférentielle

• Identifier les accords de libre-échange applicables
• Vérifier les règles d’origine par produit
• Former les équipes à l’utilisation correcte (et prudente) des déclarations d’origine

Traçabilité & archivage

• Centraliser les documents export
• Conserver les preuves d’origine
• Être prêt pour un contrôle a posteriori

5. Origine préférentielle : un enjeu sous-estimé

Beaucoup de PME :

• n’utilisent pas les accords de libre-échange (perte financière),
• ou les utilisent sans maîtriser les règles (risque juridique).

Avec Passar, l’origine préférentielle fait l’objet d’une attention renforcée.

Avant de déclarer une origine, il faut pouvoir répondre clairement à ces questions :

• Suis-je autorisé à le faire ?
• Ai-je les preuves nécessaires ?
• Mes fournisseurs sont-ils fiables ?
• Mes équipes savent-elles quand ne pas déclarer l’origine ?

👉 Une erreur peut entraîner des redressements, des remboursements de droits et une perte de crédibilité commerciale.

6. La conformité export : une contrainte… ou un avantage ?

Une PME qui maîtrise sa conformité export :

• réduit les risques,
• gagne du temps,
• sécurise ses marges,
• renforce la confiance de ses partenaires internationaux.

La conformité n’est pas un frein au développement international. Elle en est l’un des piliers.

7. L’accompagnement proposé par ETHIKA Swiss Trade Solutions

Chez ETHIKA Swiss Trade Solutions, j’accompagne les PME suisses dans la structuration et la sécurisation de leurs opérations import-export.

Interventions possibles :

• diagnostic conformité import-export
• préparation à Passar
• sécurisation de l’origine préférentielle
• structuration des processus et documents
• accompagnement externalisé en conformité réglementaire

🎯 Objectif : exporter sereinement, durablement et en conformité, sans complexité inutile.

Conclusion

Le passage à Passar marque un tournant pour les exportateurs suisses. Les PME qui anticipent gagnent en fluidité, en sécurité et en crédibilité. Celles qui attendent prennent des risques évitables.

👉 Mieux vaut structurer aujourd’hui que corriger demain.